Description of the goods or services required
Invitation to Tender (ITT)
ArWAP Mapping our Heritage: Phase 2
Commissioning Body: Heneb: The Trust for Welsh Archaeology
Funding Body: Cadw
Total Value: £30,000
Deadline for Submissions: 09/08/2025
Project Start Date: 18/8/2025
Project End Date: 31/03/2027
1. Introduction
Heneb invites tenders from individuals or organisations from diverse ethnic and cultural backgrounds to deliver the second phase of a project funded by Cadw under the Welsh Government’s Anti-Racist Wales Action Plan (ArWAP). This project seeks to identify and record cultural sites of significance to ethnically and culturally diverse communities in Wales, to enhance representation within the Historic Environment Record (HER). This work builds on a successful first year of scoping activity in southeast Wales and is intended to expand and deepen the understanding and documentation of underrepresented cultural heritage across Wales, and to raise awareness of the HER and its contents to people who may not currently use it.
2. Background and Context
The Anti-Racist Wales Action Plan (ArWAP) commits the Welsh Government and its partners to taking meaningful, long-term action to tackle structural and institutional racism. Within this, the heritage sector is tasked with ensuring the historic environment record is inclusive, representative, and reflective of all communities. In 2024–25, a pilot project scoped methodologies for engaging with diverse communities and identifying underrepresented cultural sites. This second phase will implement and refine these approaches, ensuring the sites are documented to national HER standards.
3. Project Scope and Objectives
The successful tenderer will:
• Engage with ethnically and culturally diverse communities across Wales to identify sites of cultural, historical, and social importance.
• Document and assess sites against HER criteria, including spatial data, historical significance, and associated narratives.
• Deposit data to the HER in line with Guidance-for-the-Submission-of-Data-to-Welsh-HERs-V4-EN.pdf.
• Collaborate with local and national stakeholders including HER curators, community groups, and heritage bodies.
• Produce a final report outlining methodology, findings, recommendations, and future potential terminology for HER inclusion.
• Deliver presentations or workshops as agreed, to share findings with sector professionals and community participants and to take on board new ideas and information.
• Identify appropriate funding opportunities to extend/expand the project, e.g. for creative off-shoots and extended engagement.
This is an eighteen-month project with phased deliverables agreed in consultation with the commissioning body.
4. Tender Requirements
We welcome tenders from individuals or teams with:
• A background from a diverse ethnic and/or cultural group, in line with the objectives of ArWAP.
• Experience in community engagement, especially with marginalised or underrepresented groups.
• Familiarity with the historic environment sector in Wales or the UK.
• Knowledge of Historic Environment Record (HER) systems and/or data capture standards (desirable but not essential; training can be provided).
• Strong written and oral communication skills, including in digital formats.
• A demonstrable commitment to anti-racist practice and inclusive research.
5. Budget
The total budget for this commission is £30,000, inclusive of all fees, expenses, VAT, and travel, with the potential for additional funding subject to successful tendering.
Payment will be phased based on delivery of key milestones agreed in advance.
6. How to Apply
Please submit a tender proposal (maximum 6 pages) including:
• A statement of interest and suitability for the project.
• A proposed methodology for engagement and site recording.
• Relevant experience and background.
• Timeline and milestones.
• Budget breakdown.
• Details of two referees.
• You may also submit a short video or audio statement (max 5 mins) in support of your written proposal (optional).
Tenders should be submitted electronically to: zoe.arthurs@heneb.org.uk
Deadline for submission: 09/08/2025
We are committed to fair and transparent commissioning. Shortlisted applicants may be invited to a short interview or conversation.
7. Contact Information
For any queries or to discuss the brief informally, please contact:
Zoe Arthurs: National Lead for Outreach and Engagement
Zoe.arthurs@heneb.org.uk 01938 532772
8. Additional Information
We welcome submissions in Welsh or English. We are happy to consider access needs and alternative submission formats upon request.
-------------
Gwahoddiad i Dendro
Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol - Mapio ein Treftadaeth: Cam 2
Corff Comisiynu: Heneb: Ymddiriedolaeth Archeoleg Cymru
Corff Cyllido: Cadw
Cyfanswm y Gwerth: £30,000
Dyddiad Cau ar gyfer Cyflwyno: 09/08/2025
Dyddiad Dechrau’r Prosiect: 18/8/2025
Dyddiad Gorffen y Prosiect: 31/03/2027
1. Cyflwyniad
Mae Heneb yn gwahodd tendrau gan unigolion neu sefydliadau o gefndiroedd ethnig a diwylliannol amrywiol i gyflawni ail gam prosiect sydd wedi ei ariannu gan Cadw o dan Gynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol Llywodraeth Cymru (ArWAP). Nod y prosiect hwn yw nodi a chofnodi safleoedd diwylliannol o bwys i gymunedau ethnig a diwylliannol amrywiol yng Nghymru, er mwyn gwella cynrychiolaeth yn y Cofnod Amgylchedd Hanesyddol (CAH). Mae’r gwaith hwn yn adeiladu ar flwyddyn gyntaf lwyddiannus o weithgarwch cwmpasu yn ne-ddwyrain Cymru a’i fwriad yw ehangu a dyfnhau dealltwriaeth a’r dogfennu o dreftadaeth ddiwylliannol sy’n cael ei thangynrychioli ar hyd a lled Cymru, a chodi ymwybyddiaeth o’r Cofnod Amgylchedd Hanesyddol a’i gynnwys ymysg pobl sydd efallai ddim yn ei ddefnyddio ar hyn o bryd.
2. Cefndir a Chyd-destun
Mae Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol (ArWAP) yn ymrwymo Llywodraeth Cymru a’i phartneriaid i gymryd camau ystyrlon a hirdymor i fynd i’r afael â hiliaeth strwythurol a sefydliadol. O fewn hyn, mae’r sector treftadaeth yn gyfrifol am sicrhau bod cofnod amgylchedd hanesyddol yn gynhwysol, yn gynrychioliadol ac yn adlewyrchu pob cymuned. Yn 2024-25, bu prosiect peilot archwilio fethodolegau ar gyfer ymgysylltu â chymunedau amrywiol a nodi safleoedd diwylliannol heb gynrychiolaeth ddigonol. Bydd yr ail gam hwn yn gweithredu ac yn mireinio’r dulliau hyn, gan sicrhau bod y safleoedd yn cael eu cofnodi yn unol â safonau CAH cenedlaethol.
3. Cwmpas ac Amcanion y Prosiect
Bydd y sawl sydd â’r tendr llwyddiannus yn:
• Ymgysylltu â chymunedau sy’n amrywiol o ran ethnigrwydd a diwylliant ar hyd a lled Cymru er mwyn nodi safleoedd o bwysigrwydd diwylliannol, hanesyddol a chymdeithasol.
• Dogfennu ac asesu safleoedd yn erbyn meini prawf CAH, gan gynnwys data gofodol, arwyddocâd hanesyddol, a naratifau cysylltiedig.
• Rhoi data yn y CAH yn unol â’r Cyfarwyddiadau ar gyfer Cyflwyno Data i Gofnod Amgylchedd Hanesyddol Heneb (CAH).
• Cydweithio â rhanddeiliaid lleol a chenedlaethol gan gynnwys curaduron CAH, grwpiau cymunedol a chyrff treftadaeth.
• Llunio adroddiad terfynol yn amlinellu methodoleg, canfyddiadau, argymhellion, a therminoleg bosibl i’w chynnwys ar y CAH yn y dyfodol.
• Darparu cyflwyniadau neu weithdai fel y cytunwyd, i rannu canfyddiadau â gweithwyr proffesiynol yn y sector a chyfranogwyr yn y gymuned ac i ystyried syniadau a gwybodaeth newydd.
• Nodi cyfleoedd cyllido priodol i ymestyn/ehangu’r prosiect, e.e. ar gyfer datrysiadau creadigol ac ymgysylltu estynedig.
Mae hwn yn brosiect deunaw mis gydag elfennau i’w cyflawni fesul cam y cytunwyd arnynt ar ôl ymgynghori â’r corff comisiynu.
4. Gofynion y Tendr
Rydym yn croesawu tendrau gan unigolion neu dimau sydd â’r nodweddion canlynol:
• Cefndir ethnig a/neu ddiwylliannol amrywiol, yn unol ag amcanion y Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol.
• Profiad o ymgysylltu â’r gymuned, yn enwedig gyda grwpiau sydd ar y cyrion neu heb gynrychiolaeth ddigonol.
• Yn gyfarwydd â’r sector amgylchedd hanesyddol yng Nghymru neu’r DU.
• Gwybodaeth am systemau Cofnod Amgylchedd Hanesyddol (CAH) a/neu safonau casglu data (dymunol ond nid yw’n hanfodol; gellir darparu hyfforddiant).
• Sgiliau cyfathrebu cadarn ar lafar ac ar bapur, gan gynnwys mewn fformatau digidol.
• Ymrwymiad amlwg i arfer gwrth-hiliol ac ymchwil gynhwysol.
5. Cyllideb
Cyfanswm y gyllideb ar gyfer y comisiwn hwn yw £30,000, sy’n cynnwys yr holl ffioedd, treuliau, TAW a theithio, gyda’r potensial ar gyfer cyllid ychwanegol yn amodol ar dendro llwyddiannus.
Bydd taliad yn cael ei wneud fesul cam ar sail cyflawni cerrig milltir allweddol y cytunwyd arnynt ymlaen llaw.
6. Sut mae Gwneud Cais
Cyflwynwch gynnig tendro (uchafswm o 6 tudalen) gan gynnwys:
• Datganiad o ddiddordeb ac addasrwydd ar gyfer y prosiect.
• Methodoleg arfaethedig ar gyfer ymgysylltu a chofnodi safleoedd.
• Profiad a chefndir perthnasol.
• Amserlen a cherrig milltir.
• Dadansoddiad o’r gyllideb.
• Manylion dau ganolwr.
• Gallwch hefyd gyflwyno datganiad fideo neu sain byr (5 munud ar y mwyaf) i ategu eich cynnig ysgrifenedig (dewisol).
Dylid cyflwyno tendrau’n electronig i: zoe.arthurs@heneb.org.uk
Dyddiad olaf ar gyfer cyflwyno: 09/08/2025
Rydym wedi ymrwymo i gomisiynu teg a dryloyw. Efallai y bydd ymgeiswyr ar y rhestr fer yn cael eu gwahodd i gyfweliad neu sgwrs fer.
7. Gwybodaeth Gyswllt
Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu os hoffech drafod y briff yn anffurfiol, cysylltwch â:
Zoe Arthurs: Arweinydd Cenedlaethol Allgymorth ac Ymgysylltu
Zoe.arthurs@heneb.org.uk 01938 532772
8. Gwybodaeth Ychwanegol
Rydym yn croesawu cyflwyniadau yn y Gymraeg neu’r Saesneg. Rydym yn hapus i ystyried anghenion o ran mynediad a fformatau cyflwyno eraill ar gais.
NOTE: To register your interest in this notice and obtain any additional information please visit the Sell2Wales Web Site at https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=154254.
|