Description of the goods or services required
Measuring the effects of the Sustainable Drainage legislation on SABs in Wales Scope of Work
Introduction & Background
1. Since 7 January 2019, all new developments of more than 1 dwelling house or
where the construction area is 100 square metres or more, require Sustainable Drainage Systems (SuDS) for surface water. SuDS must be designed and built in accordance with statutory standards and be approved by the local authority acting as a SuDS Approving Body (SAB), before construction work begins.
2. As part of the process leading to the implementation of Schedule 3 of the Flood & Water Management Act 2010 the Welsh Government undertook a Regulatory Impact Assessment of the proposed secondary legislation needed for its implementation . Through the Regulatory Impact Assessment, the Welsh Government considered three main policy options (see table 1) using a range of tools which led to the preferred option being Option 2: Commence Schedule 3.
Policy option Name Description
1 Do nothing The baseline option, involving continuation of current nonregulatory policy.
2 Commence Schedule 3 Mandatory use of SuDS compliant with national standards on all minor and major development (more than 1 dwelling or sites larger than 0.1 hectares).
3 Planning approach Expectation that SuDS will be provided on all minor and major development wherever this is appropriate and unless demonstrated to be inappropriate. Use of planning conditions or planning obligations to ensure that there are clear arrangements in place for ongoing maintenance over the lifetime of the development.
Table 1: WG Policy options
3. The cost benefit analysis leading to the preferred option considered a range of impacts including potential impacts on Local Authorities as Sustainable Drainage Approving Bodies (SABs). This being new and untested legislation there was no direct previous experience to draw upon with the potential costs provided in the development of the impact assessment being based on estimates.
4. Furthermore, it has been difficult to foresee the various workstream that would require specific attention, or the level of support SABs would need to implement and deliver the legislation. Whilst the WLGA has worked with SABs in specific areas to improve consistency and streamline delivery, there is still a need through this work to identify and deliver a targeted approach to improving delivery of the Sustainable Drainage legislation at a local level whilst identifying potential areas of improvement within the legislation.
5. Local authorities as SABs have now been delivering the function for over 18 months and have gathered a range of evidence and data to better evaluate how the legislation is working. This commission is therefore looking to build upon this evidence and understanding of the legislation to measure how it is working, identify where it is not and provide options for improvement. It is anticipated that this commission will also be used as supportive evidence to inform the forthcoming post implementation review pledged by the Welsh Government.
Purpose & Objectives
6. The research should provide the necessary evidence to help inform WLGA’s thinking on how to improve service delivery and influence the forthcoming review announced by the WG. As such, the objectives of this research should primarily focus on identifying areas within the whole SAB process where improvement is needed from a legislative and delivery perspective and where applicable identify recommendations for improvement. As a suggestion, the successful bidder should focus the research on the below headings but not restricted to if the need arises:
- Application process
From the offset the WLGA has worked with SABS to ensure consistency in this area of work by developing pre-application and full application forms which reflect the legislative and statutory standards requirements. We would suggest for the successful bidder to engage with SABs and selected applicants to measure how the form/ application process is working and consider options for improvement.
- Application of Statutory Standards
How do they work in practice?
How easily can standards be applied on different scale/type of developments?
- Legal
The adoption of SUDs is a complex process requiring lengthy legal discussions and legal agreements between parties with potential impacts on meeting the statutory determination periods. However, the legislation does not currently provide specific provision for these legal agreements nor does it provide any provision to recoup legal costs associated with the adoption process. Instead, SABs need to rely on general powers for these which have their draw back and limitations. The research should identify some of the legal limitations associated with the adoption of SuDs systems and where possible offer some recommendations for improvement this area using evidenced based arguments.
- Resources & skills
The SAB function rests with existing local authorities’ services, mostly with the Lead Local Flood Authorities (LLFAs). Whilst some local authorities were able to recruit additional resources to cover the additional workload many relied instead on existing resources. The SAB function created a range of new workstreams for LAs from administration, pre-application advice services, technical approval, inspection and enforcement, and legal. The successful bidder may want to identify the implications of the new function and how to make best use of current capacity & skills within SABs. We anticipate this area of research to be able to recommend areas of improvement.
- Adoption
The legislation places a duty on SABs to adopt systems that meet the statutory threshold. The adoption process is a lengthy process that may not happen until at least 2 years post construction. However, legal agreements or conditions for adoption must be in place as part of the approval process for an application to be successful.
Financing and current options for the long-term maintenance of adoptable systems are also seen as having major impacts on both councils and the industry with the legislation offering little or no steer to support this part of the process. The research should identify what the current impacts around the adoption/maintenance process are and provide some recommendations around improvements to the legislation or consistency of approach for this area of work.
7. The research will require engagement /interviews with all SABs with more in-depth engagement with a pre-selected number of SABs. The successful bidder will also be required to engage with the WLGA and other suitable stakeholders which will also include the Welsh Government and industry. The successful bidder will be provided with a list of relevant contacts.
8. The successful bidder should set out in the proposal how they anticipate collecting the information from stakeholders in line with Welsh Government’s COVID19 guidance.
Timescales and Deliverables
9. The WLGA is looking for a simpler tendering process for this contract and would encourage any potential interested parties to get in touch with the lead contact using the below proposed timeline as a guide:
10. intended timescale leading up to the award of contract(s) is as follows:
a. queries to lead officer up to November 10th, 2020
b. Submit quick quote November 13th, 2020
c. Award notification November 20th, 2020
d. Interview with succesful bidder November 26th or 27th 2020
e. Completion & submission of findings February 26th, 2021
11. Successful bidder will be expected to present the proposed research methodology to the WLGA prior to the commencement period. Results of the findings and recommendations will also be presented to a Task & Finish Group overseeing the work.
Conditions of engagement
17. Electronic tenders should be submitted to the WLGA for the attention of Jean-Francois Dulong using the email provided below no later than 4.30 p.m. on October 30th 2020
18.Bidders will be expected if required, to be available for interview via Teams Meeting or Skype for Business on November 26th or 27th 2020
WLGA lead contact
19.The primary contact for this project will be Jean-Francois Dulong, Flood & Water Officer: jean-francois.dulong@wlga.gov.uk (02920). Regular meetings will be scheduled with the successful bidder to manage and monitor the direction and progress of the project and to consider any potential efficiency improvements during and immediately after the conclusion of the arrangement.
Cymraeg
Cyflwyniad a Chefndir
1. Ers 7 Ionawr 2019, mae pob datblygiad newydd sy’n fwy nag 1 annedd neu le mae’r ardal adeiladu yn fwy na 100 metr sgwâr neu fwy, angen Systemau Draenio Cynaliadwy (SDCau) ar gyfer dŵr wyneb. Rhaid i SDCau gael eu dylunio a’u hadeiladu yn unol â safonau statudol a chael eu cymeradwyo gan yr awdurdod lleol sy’n gweithredu fel Corff Cymeradwyo SDCau (CCS), cyn dechrau’r gwaith adeiladu.
2. Fel rhan o’r broses yn arwain at weithredu Atodlen 3 o Ddeddf Rheoli Llifogydd a Dŵr 2010, fe wnaeth Llywodraeth Cymru gynnal Asesiad Effaith Rheoleiddiol ar yr is-ddeddfwriaeth sy’n ofynnol ar gyfer ei gweithredu . Trwy’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol, ystyriodd Llywodraeth Cymru’r tri phrif ddewis polisi (gweler tabl 1) drwy ddefnyddio ystod o offer a arweiniodd at Ddewis 2 yn cael ei dderbyn fel y dewis a ffefrir: Dechrau Atodlen 3.
Dewis polisi Enw Disgrifiad
1 Gwneud dim Y dewis sylfaenol, yn cynnwys parhau â’r polisi anrheoliadol cyfredol.
2 Dechrau Atodlen 3 Defnydd gorfodol o SDCau sy’n cydymffurfio â safonau cenedlaethol ar bob datblygiad bach a mawr (mwy nag 1 annedd neu safleoedd sy’n fwy nag 0.1 hectar).
3 Dull cynllunio Disgwyliad y bydd SDCau yn cael eu rhoi ar bob datblygiad bach a mawr lle bo hyn yn briodol ac oni ddangosir eu bod yn anaddas. Defnyddio amodau cynllunio neu rwymedigaethau cynllunio i sicrhau bod trefniadau clir yn eu lle am gynnal a chadw parhaus dros oes y datblygiad.
Tabl 1: Dewisiadau Polisi LlC
3. Fe wnaeth y dadansoddiad o gost a budd a arweiniodd at yr hoff ddewis ystyried ystod o effeithiau, yn cynnwys effeithiau posibl ar Awdurdodau Lleol fel Cyrff Cymeradwyo Draenio Cynaliadwy (CCS). Gan mai deddfwriaeth newydd a heb ei phrofi oedd hon, nid oedd profiad uniongyrchol blaenorol i’w ddefnyddio, gyda’r costau posibl a ddarperir yn natblygiad yr asesiad effaith yn seiliedig ar amcangyfrifon.
4. Ymhellach at hynny, mae wedi bod yn anodd rhagweld y ffrwd waith amrywiol a fyddai angen sylw penodol, neu’r lefel o gefnogaeth y byddai CCS eu hangen i weithredu a darparu’r ddeddfwriaeth newydd. Tra bod CLlLC wedi gweithio gyda CCS mewn ardaloedd penodol i wella cysondeb a symleiddio’r ddarpariaeth, mae angen i’r gwaith hwn nodi a darparu dull wedi’i dargedu o hyd, i wella’r ddarpariaeth o ddeddfwriaeth Draenio Cynaliadwy ar lefel leol, wrth nodi meysydd posibl i’w datblygu yn y ddeddfwriaeth.
5. Mae Awdurdodau Lleol fel CCS bellach wedi bod yn darparu’r swyddogaeth am fwy na 18 mis ac wedi casglu ystod o dystiolaeth a data i werthuso’n well sut mae’r ddeddfwriaeth yn gweithio. Mae’r comisiwn felly’n edrych ar adeiladu’r dystiolaeth a’r ddealltwriaeth hon o’r ddeddfwriaeth i fesur sut mae’n gweithio, nodi lle nad ydyw’n gweithio a rhoi dewisiadau i wella. Rhagwelir y bydd y comisiwn hwn hefyd yn cael ei ddefnyddio fel tystiolaeth ategol i lywio’r adolygiad ôl-weithredu sydd ar y gweill ac a addewir gan Lywodraeth Cymru.
Pwrpas ac Amcanion
6. Dylai’r ymchwil roi’r dystiolaeth hanfodol i helpu llywio ffordd o feddwl CLlLC ar sut i wella darpariaeth gwasanaeth a dylanwadu ar yr adolygiad ar y gweill a gyhoeddir gan Lywodraeth Cymru. O’r herwydd, dylai amcanion yr ymchwil hwn ganolbwyntio’n bennaf ar nodi meysydd yn y broses CCS gyfan lle mae angen gwelliant o safbwynt deddfwriaethol a darpariaeth, a lle bo’n berthnasol, nodi argymhellion ar gyfer gwella. Fel awgrym, dylai’r cynigydd llwyddiannus ganolbwyntio’r ymchwil ar y penawdau isod, ond ni ddylid eu cyfyngu i’r rhain os bydd yr angen yn codi:
- Y broses ymgeisio
O’r cychwyn, mae CLlLC wedi gweithio gyda CCS i sicrhau cysondeb yn y maes hwn o waith drwy ddatblygu ffurflenni cais llawn a rhai cyn ymgeisio, sy’n adlewyrchu’r gofynion safonau statudol a deddfwriaethol. Byddem nawr yn awgrymu i’r cynigydd llwyddiannus ymgysylltu â’r CCS a’r ymgeiswyr penodol i fesur sut mae’r ffurflen / proses ymgeisio’n gweithio ac ystyried dewisiadau ar gyfer gwella.
- Cymhwyso Safonau Statudol
Sut maent yn gweithio yn ymarferol?
Pa mor hawdd y gellir cymhwyso safonau ar raddfa/math gwahanol o ddatblygiadau?
- Cyfreithiol
Mae mabwysiadu SDCau yn broses gymhleth sydd angen trafodaethau cyfreithiol hir a chytundebau cyfreithiol rhwng unigolion, gydag effeithiau posibl ar fodloni’r cyfnodau penderfynu statudol. Fodd bynnag, nid yw’r ddeddfwriaeth yn darparu darpariaeth benodol ar hyn o bryd ar gyfer y cytundebau cyfreithiol hyn, ac nid ydyw chwaith yn darparu unrhyw ddarpariaeth i adennill costau cyfreithiol sy’n gysylltiedig â’r broses fabwysiadu. Yn lle hynny, mae angen i CCS ddibynnu ar bwerau cyffredinol ar gyfer y rhain, sydd â’u hanfanteision a’u cyfyngiadau. Dylai’r ymchwil nodi rhai cyfyngiadau cyfreithiol sy’n gysylltiedig a mabwysiadu’r SDCau a lle bo’n bosibl, cynnig rhai argymhellion i wella’r maes hwn drwy ddefnyddio dadleuon yn seiliedig ar dystiolaeth.
- Adnoddau a sgiliau
Cyfrifoldeb gwasanaethau awdurdodau lleol presennol yw swyddogaeth y CCS, yn bennaf gydag Awdurdodau Llifogydd Lleol Arweiniol. Er bod rhai awdurdodau lleol wedi gallu recriwtio adnoddau ychwanegol i gyflenwi’r llwyth gwaith ychwanegol, fe wnaeth llawer ddibynnu ar adnoddau presennol. Fe wnaeth y swyddogaeth CCS greu ystod o ffrydiau gwaith newydd i Awdurdodau Lleol, o weinyddiaeth, gwasanaethau cyngor cyn ymgeisio, cymeradwyaeth dechnegol, arolygu a gorfodi, a chyfreithiol. Efallai y bydd y cynigydd llwyddiannus eisiau nodi goblygiadau’r swyddogaeth newydd a sut i wneud y defnydd gorau o’r gallu a’r sgiliau cyfredol o fewn CCS. Rydym yn rhagweld y bydd y maes ymchwil hwn yn gallu argymell meysydd i’w gwella.
- Mabwysiadu
Mae’r ddeddfwriaeth yn rhoi dyletswydd ar CCS i fabwysiadu systemau sy’n bodloni’r trothwy statudol. Mae’r broses fabwysiadu’n broses hir na all ddigwydd o bosibl am o leiaf 2 flynedd ar ôl adeiladu. Fodd bynnag, rhaid i gytundebau cyfreithiol neu amodau i’w mabwysiadu fod yn eu lle fel rhan o’r broses gymeradwyo i gais fod yn llwyddiannus.
Mae cyllidebu a dewisiadau cyfredol am gynnal a chadw tymor hir y systemau y gellir eu mabwysiadu hefyd yn cael eu hystyried o gael effaith fawr ar gynghorau a diwydiant, gydag ychydig iawn o gyngor, neu fawr ddim o gyngor, gan y ddeddfwriaeth i gefnogi’r rhan hon o’r broses. Dylai’r ymchwil nodi beth fydd yr effeithiau cyfredol o ran y broses fabwysiadu/cynnal a chadw, a rhoi rhai argymhellion i wella’r ddeddfwriaeth neu gysondeb y dull ar gyfer y maes hwn o waith.
7. Bydd yr ymchwil yn gofyn am ymgysylltiad/cyfweliadau gyda phob CCS, a mwy o ymgysylltiad manwl â nifer wedi’u dewis ymlaen llaw o CCS. Bydd gofyn i’r cynigydd llwyddiannus ymgysylltu â CLlLC hefyd a budd-ddeiliaid addas eraill, a fydd hefyd yn cynnwys Llywodraeth Cymru a diwydiant. Bydd y cynigydd llwyddiannus yn cael rhestr o gysylltiadau perthnasol.
8. Dylai’r cynigydd llwyddiannus nodi sut maent yn rhagweld y byddant yn casglu’r wybodaeth gan fudd-ddeiliaid yn y cynnig, yn unol â chanllawiau COVID19 Llywodraeth Cymru.
Amserlenni ac Elfennau i’w Cyflawni
9. Mae CLlLC yn edrych am broses dendro symlach ar gyfer y contract hwn a byddai’n annog unrhyw un â diddordeb posibl i gysylltu gyda’r cyswllt arweiniol, drwy ddefnyddio’r amserlen arfaethedig isod fel arweiniad:
10. yr amserlen fwriedig yn arwain at ddyfarnu’r contract(au) fel a ganlyn:
a. Cyflwyno dyfynbris cyflym 20 Tachwedd, 2020
b. Rhoi gwybod am y dyfarniad 20 Tachwedd, 2020
c. Cyfarfod cychwynnol (rhithwir) 26 neu 27 Tachwedd, 2020
d. Cwblhau a chyflwyno canfyddiadau 26 Chwefror, 2021
11. Bydd disgwyl i’r cynigydd llwyddiannus gyflwyno’r dull ymchwil arfaethedig i CLlLC cyn dechrau. Bydd canlyniadau’r canfyddiadau a’r argymhellion hefyd yn cael eu cyflwyno i Grŵp Tasg a Gorffen a fydd yn goruchwylio’r gwaith.
Amodau cyflogaeth
12. Bydd gwerthusiad o’r tendr yn cael ei wneud gan Grŵp Tasg a Gorffen ac yn cael ei ddyfarnu ar sail y ‘Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd’.
13. Bydd contract yr ymgynghoriaeth yn cael ei reoli o ddydd i ddydd gan Jean-Francois Dulong, Swyddog Cadernid a Diogelwch, CLlLC. Bydd disgwyl i’r cynigydd llwyddiannus ymrwymo i sgyrsiau cyson ac effeithiol gyda’r swyddog arweiniol a mynd i gyfarfod(ydd) rhithiwr hanfodol gyda’r Grŵp Adolygu drwy gydol y cyfnod ymchwil.
14. Fel canllaw, mae cyllideb ddangosol o ddim mwy na £17,000 wedi’i nodi ar gyfer y comisiwn hwn. Dylai’r cynnig gael ei gostio gan y darpar-ymgynghorwyr drwy ddefnyddio eu cyfraddau safonol [gweler “Dull y Cynnig” isod].
Dull y cynnig
15. Dylai cynigion gan ddarpar ymgynghorwyr gael eu gwneud yn y fformat canlynol, a chynnwys dyfynbris wedi’i eitemeiddio.
Cyflwyno cais
16. Bydd y broses dendro’n cael ei chynnal fel gweithdrefn agored.
17. Dylai cynigwyr roi gwybod i CLlLC am eu bwriad i gyflwyno erbyn 23 Hydref 2020 fan bellaf. Dylid rhoi gwybod am y bwriad i gyflwyno cais drwy e-bost at jean-francois.dulong@wlga.gov.uk
22. Y prif gyswllt ar gyfer y prosiect hwn fydd Jean-Francois Dulong, Swyddog Llifogydd a Dŵr: Jean-francois.dulong@wlga.gov.uk (02920). Bydd cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu trefnu gyda’r cynigydd llwyddiannus i fonitro a rheoli cyfeiriad a chynnydd y prosiect, ac i ystyried unrhyw welliannau effeithlonrwydd posibl yn ystod ac yn syth ar ôl diwedd y trefniant.
NOTE: To register your interest in this notice and obtain any additional information please visit the Sell2Wales Web Site at https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=103550.
|